ปิดโฆษณา
Mac

Mailbox เปลี่ยนวิธีการใช้อีเมลของฉันอย่างไร

ออนเดรจ โฮลซ์แมน
20

ตามที่หลายๆ คนกล่าวไว้ อีเมลเป็นวิธีการสื่อสารที่ล้าสมัย แต่ก็ไม่มีใครสามารถกำจัดมันออกไปและใช้งานมันทุกวันได้ อย่างไรก็ตาม ปัญหาอาจไม่ได้อยู่ในอีเมลเช่นนี้ แม้ว่าหลายคนจะไม่เห็นด้วยอย่างแน่นอน แต่อยู่ที่วิธีที่เราใช้และจัดการมัน ฉันใช้แอปพลิเคชัน Mailbox มาเป็นเวลากว่าหนึ่งเดือนแล้วและพูดได้โดยไม่ทรมาน: การใช้อีเมลเป็นเรื่องที่น่าพึงพอใจมากขึ้น และเหนือสิ่งอื่นใดคือมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ต้องบอกล่วงหน้าว่า Mailbox ไม่ใช่การปฏิวัติ ทีมพัฒนาซึ่งซื้อ Dropbox เนื่องจากประสบความสำเร็จไม่นานหลังจากการเปิดตัวแอปพลิเคชัน (สำหรับ iPhone เท่านั้นและมีรายการรอที่ยาวนาน) ได้สร้างเฉพาะไคลเอนต์อีเมลสมัยใหม่ที่รวมฟังก์ชันและขั้นตอนที่รู้จักกันดีจากแอปพลิเคชันอื่น ๆ แต่มักถูกละเลยโดยสิ้นเชิงในอีเมล แต่เมื่อไม่กี่สัปดาห์ที่ผ่านมา ฉันไม่สมเหตุสมผลเลยที่จะใช้กล่องจดหมาย มีอยู่เฉพาะบน iPhone เป็นเวลานานและไม่สมเหตุสมผลที่จะจัดการข้อความอิเล็กทรอนิกส์บน iPhone ในวิธีที่แตกต่างจากบน Mac ในลักษณะที่แตกต่างจากเส้นทแยงมุม

แต่ในเดือนสิงหาคม ในที่สุด Mailbox เวอร์ชันเดสก์ท็อปก็มาถึงพร้อมสติ๊กเกอร์แล้ว เบต้าแต่ก็มีความน่าเชื่อถือเพียงพอที่จะมาแทนที่ผู้จัดการอีเมลตัวก่อนหน้าของฉันทันที: Mail จาก Apple แน่นอนว่าฉันได้ลองใช้ทางเลือกอื่นมาหลายปีแล้ว แต่ไม่ช้าก็เร็วฉันก็มักจะกลับไปใช้แอประบบอีกครั้ง คนอื่นๆ มักจะไม่ได้เสนอสิ่งใดที่จำเป็นหรือแปลกใหม่เพิ่มเติม

การจัดการอีเมลที่แตกต่างออกไป

เพื่อที่จะเข้าใจ Mailbox คุณต้องทำสิ่งพื้นฐานอย่างหนึ่ง นั่นคือเริ่มใช้อีเมลในลักษณะที่แตกต่างออกไป พื้นฐานของ Mailbox เป็นไปตามตัวอย่างสมุดงานยอดนิยมและวิธีการจัดการเวลา เพื่อเข้าถึงสิ่งที่เรียกว่า Inbox Zero นั่นคือสถานะที่คุณจะไม่มีอีเมลใด ๆ ในกล่องจดหมายของคุณ

โดยส่วนตัวแล้ว ฉันเข้าใกล้วิธีนี้ด้วยความเข้าใจน้อยลง เนื่องจากฉันไม่เคยชินกับกล่องจดหมายอีเมลที่สะอาดตา ในทางกลับกัน ฉันมักจะอ่านข้อความที่ได้รับหลายร้อยข้อความซึ่งมักจะไม่ได้เรียงลำดับ อย่างไรก็ตาม อย่างที่ฉันพบว่า Inbox Zero นั้นสมเหตุสมผลเมื่อใช้งานอย่างเหมาะสม ไม่เพียงแต่ระหว่างงานเท่านั้น แต่ยังรวมไปถึงในอีเมลด้วย เมลบ็อกซ์มีความเกี่ยวข้องอย่างใกล้ชิดกับงาน แต่ละข้อความเป็นงานที่คุณต้องทำให้เสร็จ จนกว่าคุณจะทำอะไรสักอย่างเกี่ยวกับเรื่องนี้ แม้ว่าคุณจะอ่านแล้ว ข้อความนั้นจะ "สว่างขึ้น" ในกล่องจดหมายของคุณและเรียกร้องความสนใจจากคุณ

คุณสามารถดำเนินการกับข้อความได้ทั้งหมดสี่วิธี: เก็บถาวร ลบ เลื่อนออกไปอย่างไม่มีกำหนด/ไม่มีกำหนด ย้ายไปยังโฟลเดอร์ที่เหมาะสม เฉพาะในกรณีที่คุณใช้ขั้นตอนใดขั้นตอนหนึ่งเหล่านี้ ข้อความจะหายไปจากกล่องจดหมาย มันง่ายแต่มีประสิทธิภาพมาก การจัดการอีเมลที่คล้ายกันสามารถปฏิบัติได้อย่างแน่นอนแม้ว่าจะไม่มี Mailbox แต่ด้วยเหตุนี้ ทุกอย่างจึงได้รับการปรับให้เข้ากับการจัดการที่คล้ายกัน และเป็นเรื่องของการเรียนรู้ท่าทางบางอย่าง

กล่องจดหมายอีเมลเป็นรายการที่ต้องทำ

อีเมลขาเข้าทั้งหมดจะถูกส่งไปยังกล่องจดหมาย ซึ่งจะถูกแปลงเป็นสถานีถ่ายโอนในกล่องจดหมาย คุณสามารถอ่านข้อความได้ แต่ไม่ได้หมายความว่าในขณะนั้นจะสูญเสียจุดที่บ่งบอกถึงข้อความที่ยังไม่ได้อ่าน และจะพอดีกับอีเมลอื่นๆ อีกหลายสิบฉบับ กล่องจดหมายควรมีข้อความน้อยที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้และรอข้อความใหม่โดยไม่ต้องผ่าน "กรณี" เก่าที่แก้ไขแล้วเมื่อได้รับข้อความเหล่านั้น

ทันทีที่มีอีเมลใหม่เข้ามา ก็ต้องจัดการทันที Mailbox มีขั้นตอนต่างๆ มากมาย แต่ขั้นตอนพื้นฐานที่สุดจะมีลักษณะประมาณนี้ อีเมลมาถึง คุณตอบกลับแล้วเก็บถาวร การเก็บถาวรหมายความว่าจะถูกย้ายไปยังโฟลเดอร์เก็บถาวร ซึ่งจริงๆ แล้วเป็นกล่องจดหมายประเภทที่สองที่มีอีเมลทั้งหมด แต่ถูกกรองแล้ว จากกล่องจดหมายหลัก นอกเหนือจากการเก็บถาวรแล้ว คุณยังสามารถเลือกที่จะลบข้อความทันที ซึ่ง ณ จุดนี้ข้อความจะถูกย้ายไปที่ถังขยะ ซึ่งคุณจะไม่สามารถเข้าถึงได้อีกต่อไป เช่น ผ่านการค้นหา หากคุณทำ ไม่ต้องการอย่างชัดเจน และดังนั้น คุณจะไม่ต้องกังวลกับจดหมายที่ไม่จำเป็นอีกต่อไป

แต่สิ่งที่ทำให้ Mailbox เป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพในการจัดการอีเมลคืออีกสองตัวเลือกสำหรับการจัดการข้อความในกล่องขาเข้า คุณสามารถเลื่อนออกไปได้สามชั่วโมง ในตอนเย็น วันถัดไป วันหยุดสุดสัปดาห์ หรือสัปดาห์หน้า - ในขณะนั้นข้อความจะหายไปจากกล่องจดหมาย เพียงแต่ปรากฏเป็น "ใหม่" อีกครั้งหลังจากเวลาที่เลือก . ในระหว่างนี้ อยู่ในโฟลเดอร์พิเศษ "ข้อความที่เลื่อนออกไป" การเลื่อนการแจ้งเตือนมีประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อคุณไม่สามารถตอบกลับอีเมลได้ทันที หรือคุณต้องกลับมาที่อีเมลนั้นอีกในอนาคต

คุณสามารถเลื่อนข้อความใหม่ได้ แต่ยังรวมถึงข้อความที่คุณตอบกลับไปแล้วด้วย ในขณะนั้น เมลบ็อกซ์จะเข้ามาแทนที่บทบาทของตัวจัดการงาน และขึ้นอยู่กับคุณว่าคุณใช้ตัวเลือกอย่างไร โดยส่วนตัวแล้ว ฉันพยายามเชื่อมต่อโปรแกรมรับส่งเมลกับรายการงานของตัวเองหลายครั้ง (ในกรณีของฉันคือ Things) และวิธีแก้ปัญหาก็ไม่เคยสมบูรณ์แบบเลย (คุณสามารถใช้สคริปต์ที่แตกต่างกันบน Mac ได้ แต่คุณไม่มีโอกาสบน iOS) ในเวลาเดียวกัน อีเมลมักจะเชื่อมโยงโดยตรงกับงานแต่ละงาน เพื่อเติมเต็มสิ่งที่ฉันจำเป็นต้องค้นหาข้อความที่ให้มา ไม่ว่าจะเป็นการตอบหรือตอบ เนื้อหาของมัน

 

แม้ว่ากล่องจดหมายจะไม่มีตัวเลือกในการเชื่อมโยงไคลเอนต์อีเมลกับรายการงาน แต่อย่างน้อยก็สร้างจากตัวมันเอง ข้อความที่เลื่อนออกไปจะเตือนคุณในกล่องจดหมายราวกับว่าเป็นงานในรายการสิ่งที่ต้องทำ คุณเพียงแค่ต้องเรียนรู้วิธีทำงานกับข้อความเหล่านั้น

และสุดท้าย Mailbox ยังมี "การจัดเก็บ" แบบดั้งเดิมอีกด้วย แทนที่จะเก็บถาวร คุณสามารถบันทึกแต่ละข้อความหรือการสนทนาลงในโฟลเดอร์ใดก็ได้เพื่อให้สามารถค้นหาได้อย่างรวดเร็วในภายหลัง หรือคุณสามารถจัดเก็บการสนทนาที่เกี่ยวข้องไว้ในที่เดียวได้

ควบคุมง่ายเหมือนอัลฟ่าและโอเมก้า

การควบคุมเป็นกุญแจสำคัญในการดำเนินงานที่ง่ายและมีประสิทธิภาพของขั้นตอนข้างต้น อินเทอร์เฟซพื้นฐานของกล่องจดหมายไม่แตกต่างจากไคลเอนต์อีเมลที่สร้างขึ้น: แผงด้านซ้ายพร้อมรายการของแต่ละโฟลเดอร์ แผงกลางพร้อมรายการข้อความ และแผงด้านขวาพร้อมบทสนทนา แน่นอนว่าเรากำลังพูดถึง Mac แต่ Mailbox ก็ไม่ได้อยู่นอกตำแหน่งบน iPhone เช่นกัน ความแตกต่างส่วนใหญ่อยู่ในการควบคุม - ในขณะที่แอปพลิเคชันอื่นคุณเพียงแค่คลิกทุกที่หรือใช้แป้นพิมพ์ลัด Mailbox เดิมพันกับความเรียบง่ายและสัญชาตญาณในรูปแบบของท่าทาง "ปัด"

สิ่งสำคัญเท่าเทียมกันคือการปัดนิ้วของคุณเหนือข้อความจะเป็นการโอนไปยังคอมพิวเตอร์ด้วย ซึ่งเป็นวิธีแก้ปัญหาที่สะดวกสบายไม่แพ้กันกับทัชแพดของ MacBook นี่คือความแตกต่างเช่นกับ Mail.app ซึ่ง Apple ได้เริ่มใช้หลักการที่คล้ายกันแล้วอย่างน้อยในเวอร์ชัน iOS แต่สำหรับ Mac ยังคงเป็นแอปพลิเคชันที่ยุ่งยากซึ่งมีกลไกเก่า

ในกล่องเมล คุณลากข้อความจากซ้ายไปขวา ลูกศรสีเขียวจะปรากฏขึ้นเพื่อระบุว่ากำลังเก็บถาวร ในขณะนั้นคุณปล่อยข้อความนั้นไป ข้อความนั้นจะถูกย้ายไปยังไฟล์เก็บถาวรโดยอัตโนมัติ หากคุณลากต่อไปอีกเล็กน้อย กากบาทสีแดงจะปรากฏขึ้น ข้อความจะย้ายลงถังขยะ เมื่อคุณลากไปในทิศทางตรงกันข้าม คุณจะได้รับเมนูเพื่อเลื่อนข้อความหรือใส่ไว้ในโฟลเดอร์ที่เลือก นอกจากนี้ หากคุณได้รับอีเมลที่คุณไม่ต้องการรับมือในระหว่างสัปดาห์เป็นประจำ แต่เฉพาะช่วงสุดสัปดาห์เท่านั้น คุณสามารถตั้งค่าการเลื่อนอัตโนมัติในกล่องจดหมายได้ ที่เรียกว่า สามารถตั้งค่ากฎ "การปัด" สำหรับการเก็บถาวร การลบ หรือการจัดเก็บอัตโนมัติสำหรับข้อความใดก็ได้

พลังในสิ่งเล็กๆ น้อยๆ

แทนที่จะใช้โซลูชันที่ซับซ้อน Mailbox นำเสนอสภาพแวดล้อมที่เรียบง่ายและสะอาดตาซึ่งไม่เบี่ยงเบนความสนใจจากองค์ประกอบที่ไม่จำเป็นใดๆ แต่เน้นที่ผู้ใช้ไปที่เนื้อหาข้อความเป็นหลัก นอกจากนี้ วิธีสร้างข้อความยังสร้างความรู้สึกว่าคุณไม่ได้อยู่ในโปรแกรมรับส่งอีเมล แต่กำลังส่งข้อความแบบคลาสสิก ความรู้สึกนี้ได้รับการปรับปรุงเป็นพิเศษโดยใช้ Mailbox บน iPhone

ท้ายที่สุดแล้ว การใช้ Mailbox ร่วมกับ iPhone และ Mac นั้นมีประสิทธิภาพอย่างเหลือเชื่อ เนื่องจากไม่มีไคลเอนต์ใดสามารถแข่งขันกับแอปพลิเคชันของ Dropbox ได้ โดยเฉพาะในแง่ของความเร็ว Mailbox จะไม่ดาวน์โหลดข้อความที่สมบูรณ์ เช่น Mail.app ซึ่งจะจัดเก็บในปริมาณที่เพิ่มขึ้น แต่จะดาวน์โหลดเฉพาะส่วนที่จำเป็นจริงๆ ของข้อความ และส่วนที่เหลือจะยังคงอยู่ในเซิร์ฟเวอร์ของ Google หรือ Apple1- ซึ่งรับประกันความเร็วสูงสุดเมื่อดาวน์โหลดข้อความใหม่ ซึ่งเป็นสาเหตุที่ไม่มีปุ่มสำหรับอัปเดตกล่องจดหมายในกล่องจดหมาย แอปพลิเคชันจะรักษาการติดต่อกับเซิร์ฟเวอร์อย่างต่อเนื่องและส่งข้อความไปยังกล่องจดหมายทันที

การซิงโครไนซ์ระหว่าง iPhone และ Mac ยังทำงานได้อย่างน่าเชื่อถือและรวดเร็วมาก ซึ่งคุณจะจดจำได้ เช่น กับร่างจดหมาย คุณเขียนข้อความบน Mac ของคุณและดำเนินการต่อบน iPhone ของคุณได้ในเวลาไม่นาน Mailbox จัดการร่างจดหมายอย่างชาญฉลาด โดยจะไม่ปรากฏเป็นข้อความแยกต่างหากในโฟลเดอร์ร่างจดหมาย แต่ทำงานเป็นส่วนหนึ่งของการสนทนาที่มีอยู่แล้ว ดังนั้นหากคุณเริ่มเขียนตอบกลับบน Mac ข้อความนั้นจะยังคงอยู่แม้ว่าคุณจะปิดคอมพิวเตอร์ก็ตาม และคุณก็สามารถเขียนต่อบน iPhone ของคุณได้ เพียงแค่เปิดการสนทนานั้น ข้อเสียเล็กน้อยคือแบบร่างดังกล่าวจะทำงานระหว่างกล่องจดหมายเท่านั้น ดังนั้นหากคุณบังเอิญเข้าถึงกล่องจดหมายจากที่อื่น คุณจะไม่เห็นแบบร่าง

ยังมีอุปสรรคอยู่

กล่องจดหมายไม่ใช่วิธีแก้ปัญหาสำหรับทุกคน หลายคนอาจไม่พอใจกับหลักการของ Inbox Zero แต่ผู้ที่ฝึกฝน เช่น เมื่อจัดการงานอาจชอบ Mailbox อย่างรวดเร็ว การมาถึงของเวอร์ชัน Mac ถือเป็นกุญแจสำคัญในการใช้งานแอปพลิเคชัน หากไม่มีแล้ว การใช้ Mailbox บน iPhone และ/หรือ iPad เท่านั้นก็ไม่เหมาะสม นอกจากนี้ เวอร์ชัน Mac ยังเปิดให้บุคคลทั่วไปเข้าชมเป็นเวลาหลายสัปดาห์นับจากการทดสอบเบต้าแบบปิด แม้ว่าจะยังคงใช้ชื่อเล่นเบต้าอยู่ก็ตาม

ด้วยเหตุนี้ เราจึงอาจพบข้อผิดพลาดเป็นครั้งคราวในแอปพลิเคชัน คุณภาพและความน่าเชื่อถือของการค้นหาในข้อความเก่าก็แย่ลงเช่นกัน อย่างไรก็ตาม นักพัฒนาซอฟต์แวร์กำลังทำงานอย่างหนักในเรื่องนี้ เพียงเพื่อค้นหาไฟล์เก็บถาวร บางครั้งฉันถูกบังคับให้ไปที่อินเทอร์เฟซเว็บของ Gmail เนื่องจาก Mailbox ไม่ได้ดาวน์โหลดอีเมลทั้งหมดด้วยซ้ำ

อย่างไรก็ตาม หลายคนจะพบปัญหาพื้นฐานเมื่อเปิด Mailbox ซึ่งปัจจุบันรองรับเฉพาะ Gmail และ iCloud เท่านั้น หากคุณใช้ Exchange สำหรับอีเมล คุณจะโชคไม่ดี แม้ว่าคุณจะชอบกล่องจดหมายมากกว่าก็ตาม เช่นเดียวกับไคลเอนต์อีเมลอื่น ๆ ไม่มีอันตรายใดที่ Dropbox จะยอมแพ้ในแอปพลิเคชันและหยุดการพัฒนา ในทางกลับกัน เราอาจตั้งตารอการพัฒนา Mailbox ต่อไปซึ่งสัญญาว่าจะมีการจัดการที่น่าพอใจยิ่งขึ้น ของอีเมลที่ไม่เป็นที่นิยม

  1. บนเซิร์ฟเวอร์ของ Google หรือ Apple เนื่องจากปัจจุบัน Mailbox รองรับเฉพาะบัญชี Gmail และ iCloud เท่านั้น ↩
แหล่งที่มา
การอภิปราย
หัวข้อ: , , , , , , , , ,

ที่เกี่ยวข้อง



อ่านมากที่สุด บทความ

.